Assistant(e) De Direction Générale H/F
Le Cned, opérateur public de l'enseignement à distance, est au cœur de l'innovation pour permettre à chacun d'apprendre et de se former avec les technologies d'aujourd'hui. L'établissement s'adresse à tous les publics (élèves, étudiants, enseignants, professionnels…) qu'ils soient en France ou à l'étranger. Il offre la possibilité de suivre à distance et en ligne une formation quel que soit son projet : scolarité initiale, reprise d'études dans l'enseignement secondaire, études supérieures, préparation de concours de la fonction publique ou de concours enseignants, formation professionnelle.
Chaque année, le Cned forme près de 240 000 inscrits générant ainsi de nombreuses traces numériques : données d’audience ou de connexion aux outils mis à la disposition des utilisateurs sur les plateformes du Cned et données liées à l’auto-apprentissage. Elles reflètent l’activité de chaque apprenant et notamment ses difficultés et ses acquis.
Définition de l'emploi
Sous l’autorité du directeur de cabinet, l’assistant(e) de direction assiste le directeur général dans l’organisation quotidienne de ses activités et assure une interface à l’interne et à l’externe.
Il/elle prend également en charge le suivi complet de dossiers et l’organisation d'évènements spécifiques (séminaires, colloques, ...).
Il/elle réalise également des actions de communication au sein de la direction.
Il/elle peut être amené(e) à apporter son concours aux autres assistantes de direction (assistante du directeur de cabinet et du secrétaire général
Activités essentielles
Secrétariat du directeur général :
o Tenir l'agenda et gérer l'emploi du temps du/de la directeur/trice général(e)
o Assurer l'organisation pratique des déplacements du/de la directeur/trice général(e) et de ses collaborateurs directs
o Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des interlocuteurs
o Assurer le traitement et le suivi du courrier et les affaires réservées
o Mettre en forme et valoriser des supports écrits
o Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions
o Elaborer des comptes rendus, des relevés de décisions
o Assurer l’interface avec l’interne et l’externe
o Contribuer à l’organisation d’évènements internes (séminaires, colloques) ainsi qu’à la communication associée
En fonction de l’activité du service, l’agent pourra, occasionnellement, assurer des missions complémentaires. Celles-ci seront à spécifier dans l’onglet « emploi », rubrique « missions du poste » de l’entretien professionnel.
Compétences principales
Connaissances :
• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Mode de fonctionnement des administrations publiques
• Technique de secrétariat
• Techniques de communication
• Bureautique et outils collaboratifs
Compétences opérationnelles :
• Maîtriser les principes et méthodes administratifs
• Maîtriser parfaitement la communication écrite et orale et savoir utiliser les modes de communication de manière efficace et rationnelle
• Rédiger et mettre en forme des documents
• Réaliser des synthèses
• Analyser et gérer des demandes d’information parfois complexes, en les priorisant
• Diffuser une information ou une publication
• Savoir gérer les aléas
• Respecter les procédures et appliquer la réglementation
• Rendre compte de son activité
Compétences comportementales :
• Sens relationnel
• Sens de l’organisation et de l’anticipation
• Réactivité et polyvalence
• Capacité d’adaptation
• Réactivité
• Autonomie et rigueur
• Patience et diplomatie
• Discrétion et confidentialité
Environnement, contexte de travail
Travaille en étroite collaboration avec :
En interne :
- Les membres de la Direction Générale du CNED
- Les différentes directions métiers et unités opérationnelles de l’établissement
- Les membres des différentes instances
En externe :
- Les interlocuteurs externes (administrations, Ministères, et autres interlocuteurs institutionnels et politiques…)
Poste avec des contraintes horaires et impliquant de fortes sollicitations relationnelles
Possibilité de télétravail