Chargé(E) De Mission Organisation Et Pilotage Du Suivi Des Publics De La Voie Scolaire H/F
Le Cned, opérateur public de l'enseignement à distance, est au cœur de l'innovation pour permettre à chacun d'apprendre et de se former avec les technologies d'aujourd'hui. L'établissement s'adresse à tous les publics (élèves, étudiants, enseignants, professionnels…) qu'ils soient en France ou à l'étranger. Il offre la possibilité de suivre à distance et en ligne une formation quel que soit son projet : scolarité initiale, reprise d'études dans l'enseignement secondaire, études supérieures, préparation de concours de la fonction publique ou de concours enseignants, formation professionnelle.
Chaque année, le Cned forme près de 240 000 inscrits générant ainsi de nombreuses traces numériques : données d’audience ou de connexion aux outils mis à la disposition des utilisateurs sur les plateformes du Cned et données liées à l’auto-apprentissage. Elles reflètent l’activité de chaque apprenant et notamment ses difficultés et ses acquis.
Définition de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique du/de la chef(fe) de service, au sein du service métiers de l’accompagnement de parcours, le/la chargé(e) de mission organisation et pilotage du suivi des publics de la voie scolaire, organise et pilote à l’échelle de l’établissement la mise en œuvre des processus métier de réalisation de l’accompagnement de parcours des apprenants de la voie scolaire et des processus de surveillance liés (mesure de la performance et contrôle qualité).
Il/elle est le garant de la conformité aux contraintes règlementaires et pilote les processus de scolarité pédagogique et administrative sur l’ensemble des unités opérationnelles (UO) concernées, notamment :
- conseil et dialogue avec l’inscrit et les tiers liés (familles acteurs institutionnels, …) ;
- adaptations des parcours des inscrits (allègement, dispense, calendriers, etc.) ;
- suivi de la progression et de l’engagement ;
- contrôle de l’assiduité et signalements aux autorités compétentes, à la fois dans le cadre de l’instruction en famille et pour les boursiers ;
- conseils de classe, commissions de passage et procédures relatives au passage en classe supérieure ;
- procédures relatives au dialogue d’orientation, à l’accès à l’enseignement supérieur (Parcoursup) et à la poursuite d’études ;
- procédures liées aux bourses et aux fonds sociaux ;
- gestion et suivi des stages ;
- scolarité partagée ;
- procédures spécifiques établies dans la cadre de conventions ou de partenariats (écoles à l’étranger, etc.)
- procédures relatives aux examens.
Il/elle veille au respect des procédures existantes et à la tenue des engagements et des objectifs fixés.
Il/elle intervient dans la mise en œuvre opérationnelle en animant fonctionnellement ses référents sur les unités opérationnelles (UO) et en assurant un suivi régulier de l’opérationnalisation.
Il/elle est l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des UO pour toute question relative à la mise en œuvre des processus dont il/elle porte la responsabilité.
Activités essentielles
Organisation de l’activité et contribution à l’amélioration des processus métier :
o En lien avec les référents opérationnels et les managers sur les unités opérationnelles, organiser la réalisation des activités et coordonner la formalisation des nouveaux processus (états des lieux, recueil des besoins, études, cadrage, rédaction, etc.) avant leur mise en œuvre opérationnelle
o Identifier les dysfonctionnements dans la mise en œuvre des processus existants et proposer les corrections adéquates ;
o Déterminer les évolutions nécessaires (organisationnelles, processuelles ou en matière d’outils), en lien avec les difficultés / besoins exprimés par les unités opérationnelles, les objectifs de l’établissement, les changements règlementaires ou les transformations technologiques ;
o Contribuer à la rédaction des expressions de besoins associées à ces évolutions et les spécifications fonctionnelles à intégrer dans le système d’information.
Pilotage de l’opérationnalisation sur les unités opérationnelles :
o Consolider régulièrement les indicateurs de suivi à l’échelle de l’établissement et mener une analyse quantitative et qualitative de la situation à date ;
o Organiser des réunions de suivi régulières impliquant les référents opérationnels : point de situation (organisation, avancement, atteinte des objectifs, etc.), analyse des indicateurs et de la situation, planification des actions à mener, etc. ;
o Assurer l’interface avec la direction de la qualité et de la performance.
Accompagnement de la mise en œuvre opérationnelle des processus :
o Décrire les processus existants et mettre à jour leur documentation ;
o Rédiger les procédures et modes opératoires support à la mise en œuvre ;
o Assurer la diffusion des documents et leur appropriation par les unités opérationnelles ;
o Animer le réseau des référents opérationnels : organiser régulièrement des réunions d’information, de présentation et/ou de démonstration, organiser des séances pratiques de mise en œuvre opérationnelle en bilatéral avec une unité opérationnelle, etc. ;
o Assurer un rôle de conseil et d’interface auprès des équipes opérationnelles sur les unités opérationnelles.
Soutien au pilotage métier :
o Rendre compte régulièrement de la performance et de la qualité des activités sous sa responsabilité auprès du chef de service métier et assurer une information régulière sur ce sujet auprès des managers sur les unités opérationnelles.
Compétences principales
Connaissances
• Organisation et fonctionnement de l’établissement
• Connaissance du fonctionnement de l’éducation nationale et des processus de scolarité pédagogiques et administratifs
• Maîtrise des techniques d’amélioration continue
• Gestion de projet
• Bilan, tableaux de bord et indicateurs
Compétences opérationnelles
• Capacités d’animation d’équipes (réunions de groupe et animation d’un réseau à distance)
• Aptitude à la réflexion organisationnelle
• Capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction
Compétences comportementales
• Qualités relationnelles (aptitude à la communication et à l’écoute, au travail en équipe)
• Autonomie, prise d’initiative
• Capacité à convaincre
Environnement, contexte de travail
Possibilité de télétravail
Des déplacements sur les unités opérationnelles sont à prévoir.
Travaille en étroite collaboration avec :
En interne :
- Les unités opérationnelles
- La direction de la qualité et de la performance
Rémunération : 30/38k€