Gestionnaire administratif(ve) H/F

Le Cned, opérateur public de l'enseignement à distance, est au cœur de l'innovation pour permettre à chacun d'apprendre et de se former avec les technologies d'aujourd'hui. L'établissement s'adresse à tous les publics (élèves, étudiants, enseignants, professionnels…) qu'ils soient en France ou à l'étranger. Il offre la possibilité de suivre à distance et en ligne une formation quel que soit son projet : scolarité initiale, reprise d'études dans l'enseignement secondaire, études supérieures, préparation de concours de la fonction publique ou de concours enseignants, formation professionnelle.

Chaque année, le Cned forme près de 240 000 inscrits générant ainsi de nombreuses traces numériques : données d’audience ou de connexion aux outils mis à la disposition des utilisateurs sur les plateformes du Cned et données liées à l’auto-apprentissage. Elles reflètent l’activité de chaque apprenant et notamment ses difficultés et ses acquis.

Définition de l'emploi

Sous l’autorité hiérarchique du chef de service fonction support, le/la gestionnaire administratif(ve) est :
- Chargé(e) d’assurer du secrétariat de la direction de l’UO et la gestion du courrier interne du site Vinci (60%)
- Chargé(e) d’assurer les inscriptions aux certifications en langues et le suivi clientèle (40%)

Activités essentielles

Chargé(e) d’assurer le secrétariat de la direction de l’UO :
Prise de note et compte rendu de réunions, relevé de décision et en assurer le suivi
Planification de réunions
Commande et suivi d’achats
Organisation de déplacements des agents
Assurer le traitement et le suivi des courriers
Rédiger et mettre en forme la correspondance
Traiter et répondre aux demandes d’informations
Contribuer à l’organisation d’évènements internes ou externes et la communication associée

Gestion de dossiers et de ses échanges :
Assurer, le cas échéant l’accueil physique et téléphonique
Assurer la diffusion de la communication interne de l’UO
Préparer le matériel et l’ordonnancement des salles de réunion de l’UO

Gestion du courrier interne :
Assurer la distribution, la collecte du courrier du bâtiment Vinci et l’expédition du courrier interne
Procéder aux contrôles permettant l’établissement des services faits concernant le courrier

Gestion des inscriptions aux certifications et suivi clientèle :
Traitement des dossiers d’inscription spécifiques
o Inscription aux certifications en langues
o Suivi des inscriptions en vue de l’établissement des services faits
o Création des inscrits tests
Gestion des modifications et annulations de commande
o Traiter les modifications et annulations de commande / rétractations / cessations anticipées et le cas échéant, réaliser les certificats administratifs associés

Suivi de clientèle et de la qualité de traitement des dossiers
o Effectuer les recherches et fournir les éléments nécessaires au traitement des
réclamations et contentieux
o Renseigner l’outil de gestion de la relation client au fur et à mesure de l’instruction
du dossier
o Participer à l’activité de pilotage de la satisfaction-clients
o Prendre en charge les appels sortants pour assurer la complétude de certains
dossiers

Compétences principales

Connaissances :
 Système éducatif
 Formation à distance
 Offres et formations du CNED
 Cadre législatif et réglementaire de la formation
 Méthodes et outils de suivi administratif

Compétences opérationnelles :
 Maitriser les techniques de communication
 Organiser et planifier son activité
 S’adapter aux évolutions technologiques
 Maitriser les outils bureautiques et les systèmes d’information spécifiques
 Rendre compte de son activité
 Prise de notes rapides

Compétences comportementales :
 Discrétion et Confidentialité
 Bonne aptitude relationnelle : aptitude à la communication et à l’écoute, au travail en équipe
 Adaptabilité et réactivité
 Rigueur et sens de l’organisation et de l’anticipation
 Sens du service public
 Polyvalence

Environnement, contexte de travail

Travail en étroite relation avec :
En interne avec les directions métiers
En externe :
- Les clients et inscrits
- Les parents d’élèves
- Les établissements scolaires et partenaires externes

Pas de possibilité de télétravail sur le poste
Horaires en lien avec la distribution du courrier