Le Cned, opérateur public de l'enseignement à distance, est au cœur de l'innovation pour permettre à chacun d'apprendre et de se former avec les technologies d'aujourd'hui. L'établissement s'adresse à tous les publics (élèves, étudiants, enseignants, professionnels…) qu'ils soient en France ou à l'étranger. Il offre la possibilité de suivre à distance et en ligne une formation quel que soit son projet : scolarité initiale, reprise d'études dans l'enseignement secondaire, études supérieures, préparation de concours de la fonction publique ou de concours enseignants, formation professionnelle.
Chaque année, le Cned forme près de 240 000 inscrits générant ainsi de nombreuses traces numériques : données d’audience ou de connexion aux outils mis à la disposition des utilisateurs sur les plateformes du Cned et données liées à l’auto-apprentissage. Elles reflètent l’activité de chaque apprenant et notamment ses difficultés et ses acquis.
Sous l’autorité hiérarchique du / de la chef(fe) du service suivi des enseignements, le/la responsable du département gestion administrative, logistique et technique organise et conduit la réalisation de l’ensemble des actes de gestion administrative nécessaire au suivi des inscrits en formation, dans le respect des contraintes et des exigences règlementaires de la formation, et la prise en charge de l’ensemble des actes d’administration, logistique et technique, permettant le bon déroulement du parcours de formation des inscrits.
Il/elle encadre une équipe de gestionnaires de scolarité polyvalents qui interviennent de manière transversale en support à la réalisation des processus d’accompagnement des inscrits pilotés par les autres départements du service suivi des enseignement, sur le volet administratif, logistique et technique. Son département intervient sur l’ensemble des domaines métier de l’accompagnement des inscrits et sur l’ensemble des statuts des inscrits (voie scolaire réglementée, formation professionnelle continue FPC, adultes et/ou individuel libre, etc.).
Management et animation d’équipes
o Encadrer les personnels sous sa responsabilité, organiser les plans de charge et s’assurer des compétences associées
o S’impliquer dans les évolutions de carrière (conduite des entretiens professionnels annuels : évaluation des compétences, identification des besoins de formation, des souhaits d’évolution et de mobilité, …)
o Participer au recrutement de certains collaborateurs
o Veiller aux conditions de travail, à la bonne organisation du travail et favoriser la communication interne
o Animer la conduite du changement
Coordination et pilotage de l’activité de gestion administrative
o Conduire et piloter la réalisation des opérations administratives requises dans le parcours de formation des inscrits, sur l’ensemble du domaine métier et pour tous les publics (voie scolaire, FPC, libres, etc.), notamment :
Suivi de la progression et contrôle de l’assiduité, à la fois dans le cadre de l’instruction en famille et pour les inscrits de la formation financée
Opérations relatives aux adaptations des parcours des inscrits
Conseils de classe, commissions de passage et procédures relatives au passage en classe supérieure
Procédures relatives aux paliers d’orientation et à l’accès à l’enseignement supérieur (Parcoursup)
Procédures liées aux bourses et aux fonds sociaux
Gestion et suivi des stages (conventions, avenants, attestations, etc.)
Scolarité partagée
Procédures spécifiques établies dans la cadre de conventions ou de partenariats (universités, écoles à l’étranger, etc.)
Procédures spécifiques aux publics financés
Organisation des examens
o Organiser la production et la diffusion des documents administratifs et de suivi de scolarité requis à destination des inscrits ou des tiers liés (services académiques ou départementaux, financeurs, etc.) : relevés de notes, bulletins, livrets scolaires ou d’examen, bilans de fin de formation, attestations de compétences, etc.
Coordination et pilotage des actes d’administration des formations et de support logistique et technique à l’activité d’accompagnement des inscrits
o Déclaration des services des intervenants pédagogiques dans le système d’information et de leurs droits sur les plateformes d’enseignement et d’apprentissage
o Suivi et régulation du flux des copies (affectation des tâches, suivi des charges, réaffectations, etc.) et des activités.
o Préparation des services faits pour validation du supérieur hiérarchique
o Logistique des opérations relatives à l’animation et à la professionnalisation des intervenants pédagogiques, et au contrôle qualité de leur activité.
Organisation du traitement des demandes clients dans la chaîne de relation client
o Réceptionner les demandes transmises par le centre de relation client ou le département relation client de l’unité opérationnelle
o Analyser, qualifier la demande et proposer des éléments de réponse
o Assurer la traçabilité des informations dans le système d’information
Contribution à l’amélioration continue des processus métier
o Suivre les indicateurs qualitatifs et quantitatifs définis et être le garant de l’atteinte des objectifs fixés
o Participer aux instances qualité de l’unité opérationnelle
o Faire appliquer les procédures définies par les directions métier dans le cadre de la politique de l’établissement
Prise en charge, gestion et suivi des inscriptions dans l’attente de la mise en œuvre du service « inscriptions »
Connaissances
• Enjeux du système éducatif
• Enjeux de la formation à distance
• Réglementation liée à la gestion de la scolarité liés aux publics encadrés
• Technique de management, de pilotage
• Démarche qualité
• Outils bureautiques et collaboratifs
Compétences opérationnelles
• Encadrer et animer une équipe
• Organiser, planifier et rendre compte de ses activités
• Savoir animer des réunions
• Maîtriser les techniques de communication (écrite, orale, numérique)
• Analyser et évaluer
• Être force de proposition
• Rédiger de la documentation, des notes des rapports
• Elaborer et/ou suivre des indicateurs
• Gérer des conflits
• Accompagner le changement
Compétences comportementales
• Qualités relationnelles (écoute, capacité de communication, esprit d'équipe)
• Sens des responsabilités
• Capacité d'adaptation
• Capacité d’analyse
• Esprit de synthèse
• Esprit d’initiative
Fourchette de rémunération annuelle : 35-45 K€ (selon profil et expérience(s))
Travaille en étroite collaboration avec :
En interne :
- Les différentes directions métier et en particulier la direction de l’enseignement et la direction des ressources humaines
- Les différents départements du service suivi des enseignements
- Les autres services de l’unité opérationnelle
En externe :
- Les clients et inscrits (et/ou parents si l’inscrit est mineur)
- Des partenaires ou prestataires du CNED en fonction des domaines de spécialité du site : établissements scolaires, services académiques, organismes financeurs, employeurs, etc.
Possibilité de télétravail