Responsable du département gestion administrative, logistique et technique H/F

Management et animation d’équipes
o    Encadrer les personnels sous sa responsabilité, organiser les plans de charge et s’assurer des compétences associées
o    S’impliquer dans les évolutions de carrière (conduite des entretiens professionnels annuels : évaluation des compétences, identification des besoins de formation, des souhaits d’évolution et de mobilité, …)
o    Participer au recrutement de certains collaborateurs 
o    Veiller aux conditions de travail, à la bonne organisation du travail et favoriser la communication interne
o    Animer la conduite du changement

Coordination et pilotage de l’activité de gestion administrative
o    Conduire et piloter la réalisation des opérations administratives requises dans le parcours de formation des inscrits, sur l’ensemble du domaine métier et pour tous les publics (voie scolaire, FPC, libres, etc.), notamment :
    Suivi de la progression et contrôle de l’assiduité, à la fois dans le cadre de l’instruction en famille et pour les inscrits de la formation financée
    Opérations relatives aux adaptations des parcours des inscrits
    Conseils de classe, commissions de passage et procédures relatives au passage en classe supérieure
    Procédures relatives aux paliers d’orientation et à l’accès à l’enseignement supérieur (Parcoursup)
    Procédures liées aux bourses et aux fonds sociaux
    Gestion et suivi des stages (conventions, avenants, attestations, etc.)
    Scolarité partagée
    Procédures spécifiques établies dans la cadre de conventions ou de partenariats (universités, écoles à l’étranger, etc.)

    Procédures spécifiques aux publics financés
    Organisation des examens
o    Organiser la production et la diffusion des documents administratifs et de suivi de scolarité requis à destination des inscrits ou des tiers liés (services académiques ou départementaux, financeurs, etc.) : relevés de notes, bulletins, livrets scolaires ou d’examen, bilans de fin de formation, attestations de compétences, etc.

Coordination et pilotage des actes d’administration des formations et de support logistique et technique à l’activité d’accompagnement des inscrits
o    Déclaration des services des intervenants pédagogiques dans le système d’information et de leurs droits sur les plateformes d’enseignement et d’apprentissage 
o    Suivi et régulation du flux des copies (affectation des tâches, suivi des charges, réaffectations, etc.) et des activités.
o    Préparation des services faits pour validation du supérieur hiérarchique 
o    Logistique des opérations relatives à l’animation et à la professionnalisation des intervenants pédagogiques, et au contrôle qualité de leur activité.
Organisation du traitement des demandes clients dans la chaîne de relation client
o    Réceptionner les demandes transmises par le centre de relation client ou le département relation client de l’unité opérationnelle
o    Analyser, qualifier la demande et proposer des éléments de réponse
o    Assurer la traçabilité des informations dans le système d’information
Contribution à l’amélioration continue des processus métier
o    Suivre les indicateurs qualitatifs et quantitatifs définis et être le garant de l’atteinte des objectifs fixés
o    Participer aux instances qualité de l’unité opérationnelle
o    Faire appliquer les procédures définies par les directions métier dans le cadre de la politique de l’établissement
Prise en charge, gestion et suivi des inscriptions dans l’attente de la mise en œuvre du service « inscriptions »