Chef(fe) de département technique et logistique H/F
Le Cned, opérateur public de l'enseignement à distance, est au cœur de l'innovation pour permettre à chacun d'apprendre et de se former avec les technologies d'aujourd'hui. L'établissement s'adresse à tous les publics (élèves, étudiants, enseignants, professionnels…) qu'ils soient en France ou à l'étranger. Il offre la possibilité de suivre à distance et en ligne une formation quel que soit son projet : scolarité initiale, reprise d'études dans l'enseignement secondaire, études supérieures, préparation de concours de la fonction publique ou de concours enseignants, formation professionnelle.
Chaque année, le Cned forme près de 240 000 inscrits générant ainsi de nombreuses traces numériques : données d’audience ou de connexion aux outils mis à la disposition des utilisateurs sur les plateformes du Cned et données liées à l’auto-apprentissage. Elles reflètent l’activité de chaque apprenant et notamment ses difficultés et ses acquis.
Définition de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique du/de la Directeur/trice de la Direction du Fonctionnement, et du Patrimoine Immobilier (DFPI), le/la chef/fe de département technique et logistique encadre l’équipe technique et logistique et coordonne sur site les interventions des différents intervenants internes et/ou externes. Il/elle participe à l’exécution d’un ensemble de missions concourant au bon fonctionnement des
bâtiments de la plaque de Poitiers dans les domaines suivants : courrier, maintenance, accueil, entretien de premier niveau, gestion du parc automobile et du matériel, prévention, sécurité et surveillance….
Il/elle est amené/e à travailler avec les équipes de la direction à laquelle il/elle appartient, la DFPI, et principalement avec le département fonctionnement et l’agent courrier, technique et logistique du site de Poitiers.
Activités essentielles
Management et pilotage des activités :
o Encadrer l’équipe du département ;
o S’impliquer dans son évolution de carrière (conduite de son entretien professionnel annuel : évaluation des compétences, identification des besoins de formation, des souhaits d’évolution et de mobilité, ….) ;
o Coordonner, planifier et encadre l’activité de l’équipe ;
o Assurer la continuité de service du département ;
o Assurer l’interface entre son équipe et sa hiérarchie ;
o Réaliser un reporting régulier des résultats quantitatifs et/ou qualitatifs.
Suivi des activités liées à l’accueil (téléphonique et physique) et au courrier :
o S’assurer de la distribution, de la collecte et de l’expédition du courrier ;
o S’assurer de la mise en œuvre par les agents concernés des consignes, procédures en matière d’accueil physique et téléphonique ;
o Participer au contrôle de l’accès aux équipements, à la circulation des personnes et le fonctionnement des installations techniques pour la sécurité des biens et des personnes ;
o Planifier et assurer, le cas échéant, la gestion logistique et technique des réceptions et séminaires.
Suivi des activités de gestion technique des bâtiments :
o Assurer l’interface et le suivi technique des prestations avec les entreprises intervenant sur les bâtiments : exécution des prestations de maintenance préventive et corrective, prestations de fournitures et services sous-traitées ;
o Assurer et gérer les contrôles réguliers complets des bâtiments dans le cadre de l’entretien préventif et curatif ;
o Assurer et gérer les interventions de premières urgences et transmettre l’information selon les procédures définies ;
o Assurer et gérer le suivi quotidien des GTB des bâtiments du site de Poitiers ;
o Assurer et gérer le suivi quotidien la sécurité anti-intrusion et le contrôle des accès des bâtiments du Cned via l’application SMI
o Assurer la tenue des registres de sécu ;rité des bâtiments, des documents et des tableaux de bords ;
o Proposer des pistes d’amélioration au/à la Directeur/trice du fonctionnement et du patrimoine immobilier.
Suivi des activités de gestion des services et fournitures aux occupants des bâtiments du site :
o Faire appliquer les règles et consignes d’hygiène et de sécurité et s’assurer du port des EPI ;
o Suivre et gérer les demandes courantes, les petites interventions correctives de proximité, les réservations de salles et de véhicules, l’approvisionnement en fournitures et en petit équipement ;
o Suivre et gérer administrativement et techniquement la flotte automobile ;
o Suivre l’inventaire physique, la mise à la cession des biens mobiliers devenus inutiles à l’établissement et la mise à la réforme des biens du Cned ;
o Suivre et gérer la mise à jour des plans et la mise à jour des listes d’évacuation ;
o Organiser la gestion des déchets de toute nature (mettre à disposition les conditionnements, collecter les déchets, informer les producteurs…).
Compétences principales
Connaissances :
Des procédures et techniques liés à la logistique, la maintenance, la surveillance, la sécurité et l’entretien
En matière de sécurité des biens et des personnes
Des règles d’hygiène et de sécurité
Des techniques du domaine d’activité (chauffage, ventilation et climatisation, électricité notamment)
Des outils bureautiques et collaboratifs
Compétences opérationnelles :
Organiser, planifier et rendre compte de son activité (savoir prioriser ses actions et gérer des situations d’urgence)
Encadrer et animer une équipe
Gérer les situations conflictuelles
Recueillir et évaluer des besoins
Apporter des réponses à des besoins spécifiques
Mettre en œuvre les procédures et méthodes de travail
Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel)
Maîtriser les procédures spécifiques et les techniques des domaines d’activités couverts
Utiliser les logiciels spécialisés du domaine d’intervention (GTB, SMI, IMMOS…)
Gérer un budget
Compétences comportementales :
Qualités relationnelles (écoute, capacité de communication, esprit d'équipe)
Sens de l’organisation
Autonomie
Rigueur
Force de proposition
Esprit d’initiative
Capacité d’adaptation
Capacité d’analyse
Esprit de synthèse
Sens du service public
Environnement, contexte de travail
Management hiérarchique d’une équipe de 4 agents (2 agents en charge de l’accueil, du courrier
et de la logistique et 2 agents techniques et logistiques).
Astreinte et contraintes horaires.
Travaille en étroite relation avec :
En interne :
- Les équipes de la DFPI
- Les différentes directions de la plaque de Poitiers
En externe :
- Les clients
- Les fournisseurs et prestataires