Gestionnaire d'inscriptions H/F
Le Cned, opérateur public de l'enseignement à distance, est au cœur de l'innovation pour permettre à chacun d'apprendre et de se former avec les technologies d'aujourd'hui. L'établissement s'adresse à tous les publics (élèves, étudiants, enseignants, professionnels…) qu'ils soient en France ou à l'étranger. Il offre la possibilité de suivre à distance et en ligne une formation quel que soit son projet : scolarité initiale, reprise d'études dans l'enseignement secondaire, études supérieures, préparation de concours de la fonction publique ou de concours enseignants, formation professionnelle.
Chaque année, le Cned forme près de 240 000 inscrits générant ainsi de nombreuses traces numériques : données d’audience ou de connexion aux outils mis à la disposition des utilisateurs sur les plateformes du Cned et données liées à l’auto-apprentissage. Elles reflètent l’activité de chaque apprenant et notamment ses difficultés et ses acquis.
Définition de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique du responsable du département, le/la gestionnaire d’inscriptions est chargé(e) d’assurer le traitement des demandes d’inscriptions, de les enregistrer dans le système d’information de l’établissement et de s’assurer du respect des délais fixés. Il/elle a en charge de s’assurer de la qualité de traitement des dossiers d’inscription en fonction des règles métiers définies.
Activités essentielles
Réception, analyse et traitement des dossiers d’inscription :
o S’assurer de la bonne réception des dossiers papier
o Consulter quotidiennement les outils de gestion pour la prise en charge des
commandes en ligne
o Analyser les pièces reçues pour l’ensemble des dossiers d’inscription
o S’assurer de la complétude des dossiers et réclamer les pièces manquantes, le
cas échéant, dans l’outil de gestion de la relation clients
o Archiver les dossiers d’inscription, pour les dossiers papier
Traitement des dossiers d’inscription spécifiques :
1. Formation Professionnelle Continue – FPC - (Financement privé ou public, CPF, Appels d’offres)
o Etablir et transmettre les pièces relatives à la prise de commande
o Effectuer le suivi des relances des dossiers FPC
o Assurer et effectuer le suivi des conventions et contrats entre le client et le CNED
o Suivre les demandes de financement sur les plateformes externes des financeurs (ou dossier papier)
o Traiter les listes d’inscription relatives aux marchés dont le CNED est attributaire en fonction des règles métier établies (réponse appels d’offres)
2. Conventions de partenariat
o Prendre en charge les bons de commande associés aux conventions en cours
Gestion et traitement financier des demandes d’inscription :
o Vérifier la validité des preuves de paiement et les transmettre à l’agence comptable
o Communiquer les éléments nécessaires à la direction financière pour l’émission des titres de recettes et des factures
Gestion des modifications et annulations de commande :
o Traiter les modifications et annulations de commande / rétractations / cessations anticipées
o Le cas échéant, réaliser les certificats administratifs associés
Suivi de clientèle et de la qualité de traitement des dossiers :
o Apporter les éléments de réponse aux réclamations
o Renseigner l’outil de gestion de la relation client au fur et à mesure de l’instruction du dossier
o Participer à l’activité de pilotage de la satisfaction clients
o Effectuer les recherches et fournir les éléments nécessaires au traitement des réclamations et contentieux
o Prendre en charge les appels sortants pour assurer la complétude de certains dossiers
Compétences principales
Connaissances
Système éducatif
Formation à distance
Offres et formations du CNED
Cadre législatif et réglementaire de la formation
Méthodes et outils de suivi administratif
Compétences opérationnelles
Maitriser les techniques de communication
Organiser et planifier son activité
S’adapter aux évolutions technologiques
Maitriser les outils bureautiques et les systèmes d’information spécifiques
Rendre compte de son activité
Compétences comportementales
Bonne aptitude relationnelle : aptitude à la communication et à l’écoute, au travail en équipe
Adaptabilité et réactivité
Rigueur et sens de l’organisation et de l’anticipation
Sens du service public
Polyvalence
Environnement, contexte de travail
Possibilité de télétravail
Recrutement borné à 1 an
Travaille en étroite relation avec :
En interne :
- Les différentes unités opérationnelles
- Le Centre Relations Client (CRC)
- Les directions métiers, notamment la Direction de l’Administration des Inscriptions et des Commandes (DAIC)
En externe :
- Les clients et inscrits
- Les parents d’élèves
- Les établissements scolaires et partenaires externes