Agent en charge de l'accueil, du courrier et de la logistique H/F

Le Cned, opérateur public de l'enseignement à distance, est au cœur de l'innovation pour permettre à chacun d'apprendre et de se former avec les technologies d'aujourd'hui. L'établissement s'adresse à tous les publics (élèves, étudiants, enseignants, professionnels…) qu'ils soient en France ou à l'étranger. Il offre la possibilité de suivre à distance et en ligne une formation quel que soit son projet : scolarité initiale, reprise d'études dans l'enseignement secondaire, études supérieures, préparation de concours de la fonction publique ou de concours enseignants, formation professionnelle.

Chaque année, le Cned forme près de 240 000 inscrits générant ainsi de nombreuses traces numériques : données d’audience ou de connexion aux outils mis à la disposition des utilisateurs sur les plateformes du Cned et données liées à l’auto-apprentissage. Elles reflètent l’activité de chaque apprenant et notamment ses difficultés et ses acquis.

Définition de l'emploi

Sous l’autorité hiérarchique du/de chef/fe de département technique et logistique, l’agent en charge de l’accueil, du courrier et de la logistique concoure au bon fonctionnement des directions de la plaque de Poitiers en intervenant dans les domaines suivants : accueil, courrier, entretien de 1er niveau, gestion du parc automobile et du matériel, gestion des réservations des salles de réunion, prévention, sécurité et surveillance. Il/elle est amené/e à travailler avec les équipes de la direction à laquelle il/elle appartient, la DFPI, et notamment les agents techniques et logistiques.

Activités essentielles

Gestion de l’accueil téléphonique, physique et du courrier :
o Réceptionner, orienter et renseigner les visiteurs ou les correspondants téléphoniques ;
o Réceptionner, enregistrer, vérifier et orienter les livraisons vers les services concernés ;
o Contrôler l’accès aux équipements, la circulation des personnes et le fonctionnement des installations techniques pour la sécurité des biens et des personnes ;
o Gérer et contrôler la distribution des badges d’accès visiteurs et des clefs des locaux ;
o Assurer la distribution, la collecte et l’expédition du courrier ;
o Proposer des améliorations à sa hiérarchie sur la gestion du poste d’accueil et de courrier ;
o Tenir à jour le planning de réservation des véhicules de la plaque de Poitiers ;
o Assurer, le cas échéant, la gestion logistique et technique des réceptions et séminaires.

Gestion logistique :
o Préparer, entretenir le matériel et l’ordonnancement des salles de réunion
o Tenir à jour le planning de réservation des véhicules et des salles de réunion Gestion des demandes d’intervention sur la plaque de Poitiers ;
o Réaliser les commandes et le réapprovisionnement des fournitures bureautiques ;
o Rendre compte de l’évolution des stocks (de bureautique notamment) ;
o Entretenir les salles de restauration (micro-ondes, réfrigérateurs, etc.) ;
o Veiller à la fermeture des bâtiments ;
o En cas d’absence ou en lien avec un agent technique et logistique :
 Réaliser des interventions d’entretien et de maintenance de 1er niveau en lien avec les agents techniques et logistiques de la DFPI (telles que la vérification des alarmes, les coupures d’eau ou électriques par exemple) ;
 Suivre les interventions de maintenance et réparation des entreprises extérieures et assurer le service fait ;
 Veiller à ce que les abords, les accès des bâtiments et les circulations soient conformes aux règles de sécurité ;
 Maintenir en état de propreté les bâtiments (intérieurs et abords)
 Approvisionner les photocopieurs en papier ;
 Effectuer les opérations de manutention et de transport de personnes et marchandises ;
 Gérer les déchets.

Compétences principales

Connaissances :
 Des procédures, techniques et outils en lien avec le métier (logistique, maintenance, surveillance, entretien)
 En matière de sécurité des biens et des personnes (notions)
 Des règles d’hygiène et de sécurité
 Des Techniques du domaine d’activité
 En matière de technique d’accueil
 Des outils bureautiques et collaboratifs

Compétences opérationnelles :
 Organiser, planifier et rendre compte de ses activités (savoir prioriser ses actions et gérer des situations d’urgence)
 Apporter des réponses à des besoins spécifiques
 Maîtriser et/ou mettre en œuvre les outils et technique du métier
 Appliquer les consignes et les procédures
 Utiliser les équipements de sécurité
 Analyser et gérer les difficultés rencontrées
 Assurer l’entretien courant des outils et matériels et plus largement de l’environnement de travail
 Gérer la confidentialité des informations et des données

Compétences comportementales :
 Bonne aptitude relationnelle : aptitude à la communication (rédactionnelle et relationnelle) et à l’écoute, au travail en équipe
 Sens de l’organisation
 Autonomie
 Rigueur
 Capacités d'adaptation
 Polyvalence
 Réactivité
 Diplomatie
 Sens de la discrétion/confidentialité

Environnement, contexte de travail

Contraintes horaires.
Travaille en étroite relation avec :
En interne :
- Les équipes de la DFPI
- Les différentes directions/services de l’établissement
- Les agents de l’établissement
En externe :
- Les clients
- Les fournisseurs et prestataires