Chef(fe) de service "fonctions support" H/F

Management et animation d’équipes :
- Encadrer les personnels sous sa responsabilité, les plans de charge et les compétences associées ;
- S’impliquer dans les évolutions de carrière (conduite des entretiens professionnels annuels: évaluation des compétences, identification des besoins de formation, des souhaits d’évolution et de mobilité, …) ;
- Participer au recrutement de certains collaborateurs ;
- Veiller aux conditions de travail, à la bonne organisation du travail et favoriser la communication interne ;
- Animer la conduite du changement.

Pilotage de la performance et de la qualité :
- Faciliter le pilotage interne opérationnel et le travail des services par la création d'outils de pilotage ;
- Participer à l’analyse et au contrôle des indicateurs disponibles ;
- Assurer le reporting de l’activité de l’unité opérationnelle auprès du/de la directeur(trice) de l’unité (indicateurs et tableaux de bord d’activité mensuel) :
- Participer au comité qualité mensuel, et être le/la référent(e) qualité de l’unité opérationnelle auprès de la direction de la qualité et de la performance (DQP) sur l’unité opérationnelle ;
- Suivre les réclamations ;
- Mettre en place un contrôle interne ;
- Participer à la mise en place d’actions correctives dans son domaine de compétences.

Gestion administrative :
- Être le garant du respect des procédures validées par la direction générale, et du respect des délais de restitution de documents de contrôles fixés par les directions métiers, et notamment :
     -  le pilotage et le suivi des campagnes RH sous la responsabilité du/de la directeur(trice) des ressources humaines ;
     - la coordination du déploiement des projets informatiques sous la responsabilité du/de la directeur(trice) des systèmes d’information ;
     - la sensibilisation des agents au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à l’archivage, en lien avec le/la délégué(e) à la protection des données ;
- Être le garant d’une mise en œuvre des contrats-types et des conventions conformes aux procédures et vadémécums internes :
     - Préparer les contrats et les éléments de liquidation de la paie des vacataires pédagogiques ;
     - Être garant de la constatation des services faits en collaboration avec les services compétents, et être l’interlocuteur de la direction financière sur le sujet ;
     - Prendre en charge la gestion des droits d’emprunts et des contrats d’auteurs ;
     - Être le/la référent(e) du suivi des conventions de partenariats (établissement des conventions, renouvellement, suivi financier, prévision et exécution).
- Être le/la référent(e) de l’unité opérationnelle pour la mise en œuvre du contrôle interne financier :
     - Suivre et piloter le budget de la carte achat ;
- Recenser les besoins financiers de l’unité opérationnelle en matière de travaux ou d’entretien pour permettre l’élaboration du budget annuel de la direction du fonctionnement et du patrimoine immobilier.

Gestion de la sécurité bâtimentaire et de la logistique :
- Veiller à la maintenance curative et préventive du bâtiment, et suivre l’exécution des marchés de maintenance ainsi que la gestion locale des prestataires ;
- Assurer le suivi de la réalisation des vérifications et contrôles réglementaires et préparer les visites de l’inspecteur santé et sécurité au travail le cas échéant ;
- Être garant de la constatation des services faits dans le domaine du fonctionnement ;
- Assurer le suivi de l’entretien des véhicules de service ;
- Assurer la sécurité des personnes et des biens, sous la responsabilité du/de la directeur(trice) de l’unité opérationnelle ;
- Assurer le suivi de la réalisation des travaux ;
- Mettre en œuvre les orientations du Schéma pluriannuel de la stratégie immobilière (SPSI)
- S’assurer de la gestion du courrier interne ;
- Suivre les opérations d’inventaire et la valorisation des biens devenus inutiles ;
- Assurer une offre fonctionnelle et logistique de qualité ;
- Suivre le process logistique de l’arrivée et du départ des agents ;
- Organiser les archives physiques et immatérielles en lien avec le/la délégué(e) à la protection des données ;
- Piloter les interventions techniques des prestataires informatiques dans les locaux.