Assistant(e) de direction d'unité opérationnelle H/F
Le Cned, opérateur public de l'enseignement à distance, est au cœur de l'innovation pour permettre à chacun d'apprendre et de se former avec les technologies d'aujourd'hui. L'établissement s'adresse à tous les publics (élèves, étudiants, enseignants, professionnels…) qu'ils soient en France ou à l'étranger. Il offre la possibilité de suivre à distance et en ligne une formation quel que soit son projet : scolarité initiale, reprise d'études dans l'enseignement secondaire, études supérieures, préparation de concours de la fonction publique ou de concours enseignants, formation professionnelle.
Chaque année, le Cned forme près de 240 000 inscrits générant ainsi de nombreuses traces numériques : données d’audience ou de connexion aux outils mis à la disposition des utilisateurs sur les plateformes du Cned et données liées à l’auto-apprentissage. Elles reflètent l’activité de chaque apprenant et notamment ses difficultés et ses acquis.
Définition de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique du (de la) directeur/trice de l’unité opérationnelle, l’assistant(e) de direction intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées aux missions du/de la directeur/trice et contribue plus largement au bon fonctionnement de l’unité opérationnelle.
Il/elle assiste le/la directeur/trice au quotidien afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation et suivi de réunions, accueil, ...) et prend en charge le suivi complet de dossiers et l’organisation d'évènements spécifiques (séminaires, colloques, ...).
Il/elle réalise également des actions de communication au sein de sa direction.
Activités essentielles
Secrétariat de la Direction de l’unité opérationnelle :
- Tenir l’agenda et gérer l’emploi du temps de la Direction de l’UO
- Assurer l’organisation pratique des déplacements de son/sa supérieur(e) hiérarchique et de ses collaborateurs directs
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs
- Assurer le traitement et le suivi du courrier
- Rédiger et mettre en forme la correspondance
- Traiter et répondre aux demandes d’informations des différents interlocuteurs (DM, services, personnes et/ou administrations extérieures…)
Coordination de l’activité et de la communication de la direction de l’UO :
- Prendre en charge l’administration et le suivi de dossiers
- Gérer les dossiers courants et les missions spécifiques définies
- Élaborer et tenir à jour des indicateurs et outils de suivi de l’activité (tableau de bord, rétro-planning…)
- Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions
- Élaborer les comptes rendus, les relevés de décision et en assurer le suivi
- Réaliser des synthèses, des notes et recueillir de la documentation
- Contribuer à l’organisation d’évènements internes ou ouverts (séminaires, colloques…) ainsi qu’à la communication associée
- Diffuser les informations, coordonner et réguler les relations et les échanges
Compétences principales
Connaissances :
• Fonctionnement général des instances de l’établissement
• Règles de la correspondance administrative
• Techniques de gestion
• Notions en Ressources Humaines
• Bureautique et outils collaboratifs
Compétences opérationnelles :
• Maîtriser les principes et méthodes administratifs
• Maîtriser parfaitement la communication écrite et orale et savoir utiliser les modes de communication de manière efficace et rationnelle
• Synthétiser des documents et rédiger des notes
• Analyser et gérer des demandes d’information parfois complexes, en les priorisant
• Diffuser une information ou une publication
• Respecter les procédures et appliquer la réglementation
• Rendre compte de son activité
• Maîtriser les outils bureautiques
Compétences comportementales :
• Bonne aptitude relationnelle : aptitude à la communication et à l’écoute, au travail en équipe
• Sens de l’organisation et de l’anticipation
• Réactivité et polyvalence
• Autonomie et rigueur
• Patience et diplomatie
• Discrétion et confidentialité
Environnement, contexte de travail
Travaille en étroite collaboration avec :
En interne :
- Les différentes Directions Métiers et services de l’établissement
- Les membres des différentes instances
- Les membres la Direction Générale du CNED
- L’équipe de direction du site d’exploitation
- Ses homologues sur site
En externe :
- Les interlocuteurs externes (administrations, Ministères, et autres interlocuteurs institutionnels…)
Possibilité de télétravail