Responsable adjoint du département gestion administrative, logistique et technique H/F

Définition de l'emploi

Sous l’autorité du / de la responsable du département, le/la responsable adjoint(e) du département gestion administrative, logistique et technique appuie son supérieur dans le pilotage des actes d’administration des formations et de support logistique et
technique à l’activité d’accompagnement des inscrits, et dans le pilotage du traitement des sollicitations des apprenants.
Il/elle anime les équipes, pilote l’activité sur ce périmètre.
Il/elle est susceptible, à la demande de son supérieur, de contribuer à l’organisation et au pilotage de la réalisation des actes règlementaires de gestion administrative des inscrits.
Il/elle est susceptible de représenter le responsable du département lors des réunions de service, de l’unité opérationnelle ou dans les directions métier.

Activités essentielles

Management et animation d’équipes (le cas échéant)
o Animer et encadrer les personnels, sur son périmètre
o Assurer un management de proximité sur son lieu d’implantation
o S’impliquer, le cas échéant à la demande de son supérieur, dans les évolutions de carrière
o Participer, le cas échéant, au recrutement de certains collaborateurs
o Veiller aux conditions de travail, à la bonne organisation du travail et favoriser la communication interne
o Animer la conduite du changement sur son périmètre
Pilotage des actes d’administration des formations et de support logistique et technique
o Gestion administrative des intervenants pédagogiques (suivi des dossiers des enseignants en poste adapté et réemploi ou des vacataires, suivi des absences et congés, opérations de saisie technique, etc.) en lien avec la DRH
o Déclaration des services des intervenants pédagogiques dans le système d’information et de leurs droits sur les plateformes d’enseignement et d’apprentissage
o Suivi et régulation du flux des copies (affectation des tâches, suivi des charges, réaffectations, etc.) et des activités.
o Préparation des services faits pour validation du supérieur hiérarchique
o Logistique des opérations relatives à l’animation et à la professionnalisation des intervenants pédagogiques, et au contrôle qualité de leur activité.
Pilotage du traitement des sollicitations des apprenants
o Organiser / piloter la réception des demandes transmises
o Organiser l’analyse et proposer des éléments de réponse
o Garantir la traçabilité des informations dans le système d’information
Contribution au pilotage de l’activité de gestion administrative
A la demande de son supérieur, contribuer à l’organisation et au pilotage des opérations
administratives règlementaires et à la production / diffusion des documents associés :
o Opérations administratives règlementaires (voie scolaire et FPC le cas échéant) liées par exemple aux contrôle d’assiduité, aux opérations d’orientation, aux stages, aux bourses, aux examens, etc.
o Documents administratifs et de suivi de scolarité: relevés de notes, bulletins, livrets scolaires ou d’examen, bilans de fin de formation, attestations de compétences, etc.
Contribution à l’amélioration continue des processus métier
o Suivre les indicateurs qualitatifs et quantitatifs définis sur son périmètre
o Participer, sur son périmètre, aux instances qualité de l’unité opérationnelle
o Faire appliquer les procédures définies par les directions métier

Compétences principales

Connaissances
 Enjeux du système éducatif
 Enjeux de la formation à distance
 Réglementation liée à la gestion de la scolarité liés aux publics encadrés
 Technique de management, de pilotage
 Démarche qualité
 Outils bureautiques et collaboratifs
Compétences opérationnelles
 Encadrer et animer une équipe
 Organiser, planifier et rendre compte de ses activités
 Savoir animer des réunions
 Maîtriser les techniques de communication (écrite, orale, numérique)
 Analyser et évaluer
 Être force de proposition
 Rédiger de la documentation, des notes des rapports
 Elaborer et/ou suivre des indicateurs
 Gérer des conflits
 Accompagner le changement
Compétences comportementales
 Qualités relationnelles (écoute, capacité de communication, esprit d'équipe)
 Sens des responsabilités
 Capacité d'adaptation
 Capacité d’analyse
 Esprit de synthèse
 Esprit d’initiative

Environnement, contexte de travail

Travaille en étroite collaboration avec :
En interne :
- Les différentes directions métier et en particulier la direction de l’enseignement et
la direction des ressources humaines
- Les différents départements du service suivi des enseignements
- Les autres services de l’unité opérationnelle
En externe :
- Les clients et inscrits (et/ou parents si l’inscrit est mineur)
- Des partenaires ou prestataires du CNED en fonction des domaines de spécialité du site : établissements scolaires, services académiques, organismes financeurs, employeurs, etc.

Possibilité de télétravail, en fonction des nécessités de service.

Pour les UO fusionnées, des déplacements occasionnels seront à prévoir entre les deux entités géographiques.(Lyon -Grenoble)

Fourchette de rémunération : 29/31K€