Assistant(e) De Direction Générale H/F
Définition de l'emploi
Sous l’autorité du directeur de cabinet, l’assistant(e) de direction assiste le directeur général dans l’organisation quotidienne de ses activités et assure une interface à l’interne et à l’externe.
Il/elle prend également en charge le suivi complet de dossiers et l’organisation d'évènements spécifiques (séminaires, colloques, ...).
Il/elle réalise également des actions de communication au sein de la direction.
Il/elle peut être amené(e) à apporter son concours aux autres assistantes de direction (assistante du directeur de cabinet et du secrétaire général
Activités essentielles
Secrétariat du directeur général :
o Tenir l'agenda et gérer l'emploi du temps du/de la directeur/trice général(e)
o Assurer l'organisation pratique des déplacements du/de la directeur/trice général(e) et de ses collaborateurs directs
o Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des interlocuteurs
o Assurer le traitement et le suivi du courrier et les affaires réservées
o Mettre en forme et valoriser des supports écrits
o Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions
o Elaborer des comptes rendus, des relevés de décisions
o Assurer l’interface avec l’interne et l’externe
o Contribuer à l’organisation d’évènements internes (séminaires, colloques) ainsi qu’à la communication associée
En fonction de l’activité du service, l’agent pourra, occasionnellement, assurer des missions complémentaires. Celles-ci seront à spécifier dans l’onglet « emploi », rubrique « missions du poste » de l’entretien professionnel.
Compétences principales
Connaissances :
• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Mode de fonctionnement des administrations publiques
• Technique de secrétariat
• Techniques de communication
• Bureautique et outils collaboratifs
Compétences opérationnelles :
• Maîtriser les principes et méthodes administratifs
• Maîtriser parfaitement la communication écrite et orale et savoir utiliser les modes de communication de manière efficace et rationnelle
• Rédiger et mettre en forme des documents
• Réaliser des synthèses
• Analyser et gérer des demandes d’information parfois complexes, en les priorisant
• Diffuser une information ou une publication
• Savoir gérer les aléas
• Respecter les procédures et appliquer la réglementation
• Rendre compte de son activité
Compétences comportementales :
• Sens relationnel
• Sens de l’organisation et de l’anticipation
• Réactivité et polyvalence
• Capacité d’adaptation
• Réactivité
• Autonomie et rigueur
• Patience et diplomatie
• Discrétion et confidentialité
Environnement, contexte de travail
Travaille en étroite collaboration avec :
En interne :
- Les membres de la Direction Générale du CNED
- Les différentes directions métiers et unités opérationnelles de l’établissement
- Les membres des différentes instances
En externe :
- Les interlocuteurs externes (administrations, Ministères, et autres interlocuteurs institutionnels et politiques…)
Poste avec des contraintes horaires et impliquant de fortes sollicitations relationnelles
Possibilité de télétravail