Gestionnaire des contrats de vacation pédagogique H/F
Définition de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique du/de la chef(fe) de service fonctions support, le/la gestionnaire des contrats de vacation pédagogique assure la gestion administrative des contrats de vacations et prépare les éléments relatifs à la rémunération de ces derniers dans le respect des règles établies par les directions métiers.
Activités essentielles
Gestion individualisée et suivi des dossiers de vacataires :
o Demander, réceptionner et contrôler les pièces afin de s’assurer de leur conformité aux règles de l’établissement
o Suivre les dossiers et relancer les vacataires en cas de dossier incomplet
o Soumettre à la direction des ressources humaines (DRH) les profils d’intervenants présentant un caractère dérogatoire après analyse en lien avec le/la chef(fe) de service
o Editer et envoyer les contrats de vacation
o Saisir les contrats dans le système d’information
o Tenir à jour des tableaux de bord et indicateurs de suivi des contrats
Gestion préparatoire des opérations liées à la paie :
o Après vérification de l’effectivité des travaux par le service suivi des enseignements, saisir les éléments pour mise en paiement dans le système d’information
o Editer et contrôler les états récapitulatifs de la paie et préparer les attestations de service fait pour validation du chef de service
Conseil et assistance auprès des vacataires :
o Répondre aux questions des intervenants pédagogiques
o Assurer le traitement des réclamations de premier niveau des vacataires
o Relayer aux directions métiers les réclamations nécessitant une expertise technique et/ou réglementaire
Compétences principales
Connaissances :
• Cadre législatif et réglementaire du domaine d’activité
• Procédures, techniques et outils en lien avec le métier
• Outils et méthodes de gestion administrative
• Gestion de l’information
• Outils bureautiques et collaboratifs
Compétences opérationnelles :
• Organiser, planifier et rendre compte de ses activités
• Collecter et diffuser des informations
• Maîtriser les techniques de communication (écrite, orale, numérique)
• Suivre des indicateurs
• Appliquer une procédure
• Archiver
Compétences comportementales :
• Qualités relationnelles (écoute, capacité de communication, esprit d’équipe)
• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Capacité d’adaptation
• Discrétion/confidentialité
Environnement, contexte de travail
Travaille en étroite collaboration avec :
En interne: - Le service suivi des enseignements de l’UO - Les directions métiers et plus particulièrement la Direction des ressources
humaines, la direction des enseignements et la direction juridique
En externe: - Les vacataires
Possibilité de télétravail